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Tout est une question de changement de culture

S’y prendre autrement avec les données à caractère personnel

« Que penseriez-vous si vos données personnelles finissaient sur la voie publique ? » Danielle Adams, juriste d’entreprise chez Vebego, n’y va pas par quatre chemins. La loi relative à la protection des données à caractère personnel (Wet bescherming persoonsgegevens, Wbp), actuellement en vigueur aux Pays-Bas, est obsolète et sera remplacée en mai 2018 par le règlement général sur la protection des données (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG).

« Nos effectifs sont à l’extérieur. Nous travaillons de concert avec les clients, fournisseurs et partenaires et auprès d’eux. Être énormément à l’extérieur veut aussi dire qu’il faille protéger les données personnelles des effectifs qui ne sont pas dans nos murs. Et cela entend aussi que nos effectifs doivent savoir quoi faire pour aider les clients, fournisseurs et partenaires dans la protection de leurs propres données personnelles », explique Danielle.

Il importe que toutes les parties traitent des données à caractère personnel avec soin, comprenez par là : en toute sécurité. C’est ce que nous nous attachons à faire ensemble.

La protection des données personnelles s’immisce à tous les niveaux d’une entreprise, au niveau national comme à l’étranger. Du Conseil d’administration au terrain de travail et du département en charge de la communication au Comité d’entreprise.

« Tout le monde doit assumer une tâche et une responsabilité propres en la matière. Il est important que chacun sache ce que l’on attend de lui/d’elle dans le cadre de ses fonctions. À cet égard, nous avons aussi une tâche à accomplir. Nous pouvons imposer des choses ou les forcer, mais les collègues doivent aussi en comprendre l’intérêt. »

Approche décentralisée

« Pour atteindre tous les niveaux de l’entreprise, il a été décidé d’adopter une approche décentralisée. À cet égard, la mise en œuvre pratique diffère par branche et par société. D’ordinaire, il s’agit de données personnelles de collaborateurs, mais il arrive parfois aussi que ce soit celles de patients qui reçoivent des soins à domicile ou encore celles de travailleurs intérimaires. Une stratégie transversale a été mise en place selon laquelle toutes les entreprises doivent réharmoniser leur politique. »

Créer de la conscientisation

Sous la tutelle de Danielle et des agents de protection de la vie privée, Vebego a instauré en 2016 un processus pour préparer toutes les entités de l’entreprise de même que leurs clients, fournisseurs et partenaires à la nouvelle législation.

Information

« L’information est un élément essentiel de ce parcours. À travers des présentations et l’organisation de réunions, nous essayons de clarifier la thématique autant que faire se peut. Dans cette optique, il va de soi qu’il est important d’atteindre non seulement toutes les entités Vebego mais aussi toutes les parties prenantes, quelles qu’elles soient. »

Car si vous respectez vous-même les règles mais que d’autres parties avec qui vous faites affaire les bâclent, vous n’êtes pas très avancé.

Dans les temps

« Tout est une question de changement de culture. Avec ce genre de grands changements qui exercent une influence à tous les niveaux de l’entreprise, il ne faut pas se lancer à la légère. Cela demande du temps et il faut bien se résoudre à le prendre. C’est la raison pour laquelle nous avons mis la main à la pâte dès 2016. Car en définitive, le respect de la vie privée, ce n’est pas une bricole dont on s’occupe à la dernière minute. »